Voor te leggen documenten huwelijk

De aangifte gebeurt tegen bericht van ontvangst dat wordt afgeleverd na ontvangst van alle documenten. Beide aanstaande echtgenoten moeten volgende documenten voorleggen::

een voor eensluidend verklaard uittreksel van de akte van geboorte
een bewijs van identiteit
een bewijs van nationaliteit
een bewijs van de ongehuwde staat of van de ontbinding of nietigverklaring van het laatste voor een Belgisch ambtenaar van de burgerlijke stand voltrokken huwelijk en in voorkomend geval een bewijs van de ontbinding of de nietigverklaring van de huwelijken gesloten voor een buitenlandse overheid, tenzij ze een voor een Belgisch ambtenaar van de burgerlijke stand voltrokken huwelijk voorafgaan
een bewijs van de inschrijving in het bevolkings-, vreemdelingen- of wachtregister en/of een bewijs van de actuele verblijfplaats evenals in voorkomend geval een bewijs van de gewone verblijfplaats in België sinds meer dan drie maanden
in voorkomend geval, een gelegaliseerd schriftelijk bewijs uitgaande van de bij de aangifte van het huwelijk afwezige aanstaande echtgenoot, waaruit diens instemming met de aangifte blijkt
ieder ander authentiek stuk waaruit blijkt dat in hoofde van de betrokkene is voldaan aan de door de wet gestelde voorwaarden om een huwelijk te mogen aangaan.

Geboorteakte

Sinds 31 maart 2019 schrijft de wet een uittreksel voor en geen afschrift meer. Uiteraard is een afschrift ook geldig.

De ABS gaat na of de geboorteakte van de aanstaande echtgenoten opgenomen is in de DABS. Indien de geboorteakte is opgemaakt in België of werd overgeschreven, zorgt de ABS dat de geboorteakte wordt opgenomen in de DABS.

De wet voorziet een aantal mogelijkheden indien het onmogelijk of moeilijk is om een uittreksel van de geboorteakte te verkrijgen.

Zie Vervangende akte

Erkende vluchtelingen

Kunnen een geboorteakte verkrijgen bij het CGVS.

Belgen geboren in het buitenland

Een Belg die in het buitenland geboren werd uit Belgische ouders, toen zijn ouders daar woonden zal in bijna alle gevallen zijn geboorteakte kunnen verkrijgen uit het archief van de FOD Buitenlandse zaken¹.

Dit archief wordt nu beheerd door de Burgerlijke Stand van de Stad Brussel.

Aanvraag van een afschrift van/uittreksel uit een neergelegde akte bij de ambtenaar van de burgerlijke stand van Brussel:

aan het loket: Anspachlaan, 6, 1ste verdiep - Dienst burgerlijke stand - 1000 Brussel
via e-mail: burgerlijkestand.dem@brucity.be
per post: Stad Brussel - Dienst Burgerlijke Stand - Uittreksels - Anspachlaan 6 - 1000 Brussel
per fax: + 32 (0)2 279 35 79
Telefoon voor vragen van het publiek: + 32 (0)2 279 34 35

De ABS van de Brussel zal in principe de buitenlandse akte opmaken in de DABS of de akten van het bv. vroegere Belgische Congo opnemen in de DABS.

Let op, vanaf bepaalde data werd voor sommige landen dit niet meer gedaan:

Vanaf 18/08/1988 werden geen akten meer in bewaring genomen opgemaakt in de lidstaten van de Raad van Europa, de Verenigde Staten van Amerika en Canada.
Vanaf 23/02/2001 werden geen akten meer in bewaring genomen opgemaakt in de lidstaten van de Europese Unie.
Vanaf 01/10/2004 werden nog enkel akten van Congo (DRC), Burundi en Rwanda in bewaring genomen.
Sedert 04/04/2011 mag geen enkele buitenlandse akte van de burgerlijke stand meer in bewaring worden genomen.

Belgen geboren tijdens de militaire dienstplicht van de vader in Duitsland

De geboorteakte werd opgemaakt in de gemeente van de laatste woonplaats van de vader voor hij aan zijn dienstplicht begon.

Vraag aan die gemeente de migratie van de geboorteakte in de DABS.

Als die niet is overgeschreven kan vermoedelijk defensie de documenten nog terugvinden die je dan alsnog kan opmaken als geboorteakte in de DABS.

Bewijs van identiteit

Een identiteitskaart, paspoort, rijbewijs, verblijfsvergunning of elk ander stuk dat de identiteit van de persoon correct vaststelt.
In de praktijk een van volgende documenten:

een geldige EID of EVK
een geldig nationaal paspoort
een geldige Europese nationale identiteitskaart
een niet meer geldig paspoort of identiteitskaart
een ander document dat de identiteit vaststelt, samen met een verantwoording waarom een van bovenstaande documenten niet te verkrijgen is.

Omzendbrief: ‘Ik wens de aandacht erop te vestigen dat, bij gebrek aan identiteitskaart of paspoort, ook ieder ander document dat de identiteit bewijst kan worden aanvaard zoals een rijbewijs of laissez passer met foto. Tenzij zulks redelijkerwijze niet kan worden geëist zal het voorgelegde identiteitsbewijs evenwel in principe steeds een foto bevatten.’

Bewijs van nationaliteit

Een bewijs van de overheid waarvan de aanstaande echtgenoot de nationaliteit bezit waaruit blijkt dat hij die nationaliteit bezit.

Als de aanstaande echtgenoot is ingeschreven in het vreemdelingen- of bevolkingsregister, dan volstaat de vermelding van zijn nationaliteit in dit register.

Aanvaard een geldig nationaal paspoort of een geldige Europese identiteitskaart als bewijs van nationaliteit.

Let op: in sommige landen is ook een verlopen paspoort een geldig bewijs van nationaliteit. Bv. Frankrijk

Een bewijs van ongehuwde staat / ontbinding van de voorgaande huwelijken

Ongehuwde staat

Als de aanstaande echtgenoot ingeschreven is in het vreemdelingen- of bevolkingsregister en de ambtenaar van de burgerlijke stand niet twijfelt aan de opgenomen vermelding in het register dat de aanstaande echtgenoot ongehuwd is dan moet deze geen bewijs voorleggen van ongehuwde staat.

Bewijs van ontbinding

De aanstaande echtgenoot moet een bewijs van ontbinding voorleggen van al zijn voorgaande huwelijken.

De ambtenaar van de burgerlijke stand vraagt zelf de echtscheidingsakte op van de aanstaande echtgenoot als de echtscheiding in België is overgeschreven.

Dit kan een van volgende stukken zijn:

een bewijs van overschrijving van de ontbindingsbeslissing in de registers van de burgerlijke stand
de beslissing (vonnis) samen met een bewijs dat dit uitvoerbaar is
een afschrift van de huwelijksakte met randmelding van de ontbinding
(in sommige landen) een afschrift van de geboorteakte met randmelding van het huwelijk en de ontbinding van het huwelijk
voor Europese ontbindingen: de beslissing (vonnis of authentieke akte) + de bijlage 1 van de Europese verordening Brussel IIbis².

Vraag geen stukken op die reeds voorgelegd werden in een ander dossier. Bv. indien het vonnis + bewijs kracht van gewijsde reeds werd voorgelegd om de echtscheiding in het rijksregister te registreren.

De aanstaande echtgenoot hoeft geen bewijs van ontbinding voor te leggen als na het buitenlands huwelijk en ontbinding een nieuw huwelijk in België werd voltrokken. Dat bewijsstuk is dan reeds voorgelegd voor het latere Belgische huwelijk.

Een omslachtig voorbeeld voor een persoon die 3 maal gehuwd en gescheiden is:

gehuwd in 1980 in China
gescheiden in 1985 in Nederland (geen bewijs nodig want gevolgd door huwelijk in België)
gehuwd in 1986 in België
gescheiden in 1995 in Nederland (bewijs van ontbinding nodig - bv. afschrift Belgische huwelijksakte met rand)
gehuwd in Frankrijk in 2000
gescheiden in Frankrijk in 2004 (bewijs van ontbinding nodig)

Hoewel de wet spreekt over bewijs van ongehuwde staat of bewijs van ontbinding lijkt het logisch dat de ambtenaar van de burgerlijke stand steeds een recent bewijs van ongehuwde staat vraagt tenzij het laatste huwelijk van de aanstaande echtgenoot recent ontbonden werd.

Stukken die reeds voorgelegd werden (bv. voor de registratie in het rijksregister) hoeven niet opnieuw te worden voorgelegd.

Een bewijs van inschrijving in het bevolkings-, vreemdelingen- of wachtregister of een bewijs van de actuele verblijfplaats / gewone verblijfplaats in België sinds meer dan drie maanden

De ABS controleert de inschrijving in het bevolkings-, vreemdelingen- of wachtregister in het rijksregister.

Deze controle en bewijzen die je opvraagt zijn enkel nodig om de bevoegdheid van de ABS vast te stellen om de aangifte op te maken. Van zodra die bevoegdheid vast staat, heb je geen extra bewijzen nodig.

Bv.:

Een van de aanstaande echtgenoten is Belg en zijn laatste woonplaats in België was jouw gemeente -> controle rijksregister is voldoende
Een van de aanstaande echtgenoten in ingeschreven in het bevolkingsregister in jouw gemeente -> controle rijksregister is voldoende
Een van de aanstaande echtgenoten is ingeschreven in Luik en bewijst zijn actuele verblijfsplaats als binnenschipper in jouw gemeente -> controle rijksregister en bewijs actuele verblijfplaats is voldoende
Een van de aanstaande echtgenoten bewijst dat hij sinds meer dan drie maanden zijn gewone verblijfplaats in België heeft en momenteel in jouw gemeente -> bewijs actuele verblijfplaats is voldoende

Een bewijs van actuele verblijfplaats is eender welk feitelijk bewijs.

Bv.:

postwisseling, rekening nutsbedrijven, schoolbewijs (van kinderen), …
Standplaats foorreiziger, attest binnenschipper en huidige ligplaats, …
(eventueel) Controle wijkagent

Een bewijs van actuele verblijfplaats vraag je als:

de aanstaande echtgenoot die om gegronde redenen een andere verblijfplaats heeft dan zijn plaats van inschrijving. Bv.: binnenschippers, foorreizigers, verblijf in ziekenhuis, gevangenis of revalidatiecentrum, …
beide aanstaande echtgenoten zijn niet ingeschreven in een register.

Is geen van beide aanstaande echtgenoten ingeschreven in een van de registers en geen van hen is Belg, dan kan met het bewijs dat een van hen zijn gewone verblijfplaats sinds meer dan drie maanden in België heeft de aangifte toch opgemaakt worden. Dit bewijs kan geleverd worden met alle mogelijke bewijsstukken: binnenkomst bewijzen (bv. stempel in het paspoort), woonstcontrole door de wijkagent, rekeningen, betaalde facturen, …

Een gelegaliseerd schriftelijk bewijs waaruit de instemming met de aangifte blijkt

Als de huwelijksaangifte door een van de aanstaande echtgenoten gebeurt in plaats van door beide aanstaande echtgenoten omdat de ene echtgenoot bv. nog in het buitenland verblijft of die dag verhinderd is om naar het gemeentehuis te komen, dan moet de afwezige aanstaande echtgenoot instemmen met de aangifte door de andere.

Dit document wordt vaak verkeerd een volmacht genoemd. In een volmacht machtig je een andere persoon om in jouw plaats een handeling te stellen. Dat is hier overbodig, de aanstaande echtgenoot die de aangifte doet heeft geen volmacht nodig van de andere aanstaande echtgenoot hij heeft slechts zijn instemming nodig. Een volmacht geven aan een derde persoon is niet nuttig, de aangifte gebeurt door een of beide aanstaande echtgenoten

Deze instemming is een gelegaliseerd schriftelijk bewijs. Dit kan een authentiek of onderhands geschrift zijn waarin de handtekening van de afwezige aanstaande echtgenoot bevestigd wordt en waarin deze verklaart in te stemmen met de huwelijksaangifte.

Voorbeeld onderhands geschrift: Toestemming huwelijksaangifte

Ieder ander authentiek stuk waaruit blijkt dat voldaan is aan de door de wet gestelde voorwaarden om een huwelijk te mogen aangaan

De ambtenaar van de burgerlijke stand kan elk ander document opvragen om te bewijzen dat aan alle voorwaarden voldoen is.

Bewijs van wetgeving

De ambtenaar van de burgerlijke stand moet voor de huwelijksaangifte de grondvoorwaarden kunnen vaststellen die het recht van het land waarvan de aanstaande echtgenoot de nationaliteit heeft voorschrijft. Met grondvoorwaarden wordt bedoeld: de voorwaarden voor de geldigheid van het huwelijk. De belangrijkste zijn:

vanaf welke leeftijd een persoon een huwelijk kan aangaan en wanneer en de manier waarop hierop uitzonderingen gemaakt kunnen worden
het verboden bloed- en aanverwantschap om een huwelijk te kunnen aangaan

Vraag enkel een bewijs van wetgeving (of elke andere bron van het buitenlands recht) als je de inhoud zelf niet kent.

Artikel 15 WIPR:

Art. 15. § 1. De inhoud van het door deze wet aangewezen buitenlands recht wordt door de rechter [opm: lees ook ABS] vastgesteld. Het buitenlands recht wordt toegepast volgens de in het buitenland gevolgde interpretatie. § 2. Wanneer de rechter die inhoud niet kan vaststellen, kan hij een beroep doen op de hulp van de partijen. Wanneer het kennelijk onmogelijk is de inhoud van buitenlands recht tijdig vast te stellen, wordt Belgisch recht toegepast.

Andere bewijsstukken

Bv.:

een ontheffing van de leeftijdsvoorwaarden door de familierechtbank
een bewijs van naamsverandering indien dit niet uit de geboorteakte blijkt

Vertaling en legalisatie

De ambtenaar van de burgerlijke stand kan om een voor eensluidend verklaarde vertaling verzoeken van documenten die in een vreemde taal zijn opgemaakt.

Dit wordt op verschillende manieren geïnterpreteerd: sommige ambtenaren van de burgerlijke stand aanvaarden documenten in het Nederlands, Frans, Duits en Engels, andere ambtenaren enkel in het Nederlands.

Alle buitenlandse documenten moeten gelegaliseerd zijn door de Belgische diplomatieke of consulaire ambtenaar in het land waar het document werd afgeleverd³ of voldoen aan de geldige internationale overeenkomsten (apostille, vrijstelling van legalisatie)